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Spormex

Planeamento de eventos sem percalços

Spormex
Planeamento de eventos sem percalços
Serviços:
Project Management
UX Design
API Development
Web App Development
Ano:
2019
REUNIÕES COM O CLIENTE

O nosso cliente começou por nos esclarecer sobre o mundo de planeamento de eventos. Explicou-nos que os eventos acontecem num determinado local e hora e tudo tem de ser organizado de modo a que o evento se desenrole como planeado. Para garantir isso e assegurar a disponibilidade de todos os recursos e materiais, todo o processo tem de ser organizado com antecedência.

Desde a primeira reunião, o nosso cliente sabia exatamente quais eram os pain points da Spormex:

  • Falha no controlo da quantidade de um determinado recurso (por exemplo, latas de tinta);
  • Dificuldade em gerir a disponibilidade dos empregados;
  • Documentação em diferentes formatos (digital e papel) torna a comunicação confusa;
RESOLUÇÃO

Depois de compreender a visão do cliente e os problemas que tínhamos a resolver, juntos, decidimos criar uma aplicação web que respondesse às necessidades da Spormex. Esta aplicação web tudo-em-um permitiria a gestão dos recursos da empresa, e, consecutivamente, do seu stock. 

Para esta plataforma identificámos dois utilizadores: os comerciais - que podem criar e alterar eventos; e os administradores - que, para além dessas mesmas características, podem acrescentar e alterar funcionários, bem como gerir o material, o stock e os veículos da empresa. 

INTUITIVO E RÁPIDO

O design visual não era o nosso foco principal. Esse era tornar o processo de pesquisa intuitivo e rápido. Como a aplicação web iria conter muita informação, precisávamos de criar separadores fundamentados, barras de pesquisa e dropdowns para garantir que eles não passassem horas à procura de algo de que precisassem.

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FIQUE ATENTO

Materiais

A monitorização constante da quantidade e disponibilidade de recursos pode ser difícil. Com tantas tarefas diárias, por vezes, isso pode passar despercebido e conduzir a emergências de última hora. Para evitar isto, decidimos estabelecer um número limite para cada material. Assim, quando o material atinge essa quantidade, a aplicação web enviaria um alerta para dizer ao administrador que aquele item está prestes a esgotar-se.

Staff

Gerir pessoas e saber a sua disponibilidade também pode tornar-se complicado. Para facilitar, desenvolvemos um alerta que cobre dois cenários: quando um trabalhador já é atribuído a um evento mas já está escolhido para trabalhar noutro; ou quando um trabalhador está de férias. Se o comercial estiver a selecionar o pessoal para um evento, ele receberá um alerta para essas situações. Num mercado que não tem espaço para falhas, criámos uma estratégia infalível!

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COR CORRESPONDENTE À EXPERIÊNCIA

Quando um trabalhador está a ser inserido na plataforma, são necessárias informações profissionais e pessoais. Um dos dados pedidos é a data de entrada do empregado no Spormex. Com base nisso, será atribuída uma cor a cada trabalhador, de acordo com a experiência:

  • Um trabalhador com 2 anos ou mais será mostrado em branco;
  • Um trabalhador com 1 ano ou mais em vermelho claro;
  • Um trabalhador com menos de 1 ano e mais de 2 meses será mostrado a vermelho;
  • Um trabalhador com menos de 2 meses em vermelho escuro.

Isso será útil quando um administrador estiver a criar equipas, pois dessa forma poderá juntar-se a pessoas com diferentes tipos de experiência, para que possam aprender umas com as outras.

DISPONIBILIDADE DE MATERIAIS

Para uma melhor organização, criámos três tipos de datas: data de montagem do evento, data do evento e data da desmontagem. Porquê, pode perguntar... Porque se um material é necessário para um evento, mas é atribuído para um dia de montagem ou desmontagem, este ainda pode utilizá-lo. Portanto, ao organizar as coisas desta forma, um material pode ser utilizado em toda a sua plenitude. 

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A CHECK-LIST

Após planear cada detalhe para um evento, é possível descarregar um pdf que reúne toda a informação num único documento. Isto permite o acesso rápido à informação mais importante. O organizador pode levá-lo consigo para o evento para se sentir mais seguro e fazer uma verificação rápida de tudo o que está na lista.

RESUMO

Com o desenvolvimento de um produto inteligente, ajudamos a Spormex a estar no seu melhor e tornamo-la sinónimo de "organização e planeamento". O nosso cliente conseguiu obter uma experiência mais suave e sem stress no planeamento e execução dos seus serviços.

Tech Stack:
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