Spormex
Planeamento de eventos sem percalços
Cliente
O Grupo Spormex ajudou as empresas a criar eventos e exposições memoráveis e profissionais. Com mais de 30 anos de existência, a SPORMEX combina um profundo conhecimento e experiência em exposições, feiras, stands, tendas e eventos de qualquer tipo em todo o mundo. Oferece serviços variados como o design, produção, montagem e decoração de Feiras Completas, bem como stands, stands em carpintaria, publicidade e fotografia, etc.
Briefing
O cliente pretendia obter ajuda na melhor gestão de recursos, materiais e stock para uma organização mais planeada e monitorizada, resultando na agilização de eventos e clientes satisfeitos.
O nosso cliente começou por nos esclarecer sobre o mundo de planeamento de eventos. Explicou-nos que os eventos acontecem num determinado local e hora e tudo tem de ser organizado de modo a que o evento se desenrole como planeado. Para garantir isso e assegurar a disponibilidade de todos os recursos e materiais, todo o processo tem de ser organizado com antecedência.
Desde a primeira reunião, o nosso cliente sabia exatamente quais eram os pontos cruciais para a Spormex:
- Falha no controlo da quantidade de um determinado recurso (por exemplo, latas de tinta);
- Dificuldade em gerir a disponibilidade dos empregados;
- Documentação em diferentes formatos (digital e papel) torna a comunicação confusa;
Depois de compreender a visão do cliente e os problemas que tínhamos a resolver, juntos, decidimos criar uma aplicação web que respondesse às necessidades da Spormex. Esta aplicação web tudo-em-um permitiria a gestão dos recursos da empresa, e, consecutivamente, do seu stock.
Para esta plataforma identificámos dois utilizadores: os comerciais - que podem criar e alterar eventos; e os administradores - que, para além dessas mesmas características, podem acrescentar e alterar funcionários, bem como gerir o material, o stock e os veículos da empresa.
O design visual não era o nosso foco principal. Esse era tornar o processo de pesquisa intuitivo e rápido. Como a aplicação web iria conter muita informação, precisávamos de criar separadores fundamentados, barras de pesquisa e dropdowns para garantir que eles não passassem horas à procura de algo de que precisassem.
Materiais
A monitorização constante da quantidade e disponibilidade de recursos pode ser difícil. Com tantas tarefas diárias, por vezes, isso pode passar despercebido e conduzir a emergências de última hora. Para evitar isto, decidimos estabelecer um número limite para cada material. Assim, quando o material atinge essa quantidade, a aplicação web enviaria um alerta para dizer ao administrador que aquele item está prestes a esgotar-se.
Staff
Gerir pessoas e saber a sua disponibilidade também pode tornar-se complicado. Para facilitar, desenvolvemos um alerta que cobre dois cenários: quando um trabalhador já é atribuído a um evento mas já está escolhido para trabalhar noutro; ou quando um trabalhador está de férias. Se o administrador estiver a selecionar o pessoal para um evento, ele receberá um alerta para essas situações. Num mercado que não tem espaço para falhas, criámos uma estratégia infalível!
Quando um trabalhador está a ser inserido na plataforma, são necessárias informações profissionais e pessoais. Um dos dados pedidos é a data de entrada do empregado no Spormex. Com base nisso, será atribuída uma cor a cada trabalhador, de acordo com a experiência, permitindo ao administrador construir equipas híbridas.
- Um trabalhador com 2 anos ou mais será mostrado em branco;
- Um trabalhador com 1 ano ou mais em vermelho claro;
- Um trabalhador com menos de 1 ano e mais de 2 meses será mostrado a vermelho;
- Um trabalhador com menos de 2 meses em vermelho escuro.
Dessa forma poderá juntar-se pessoas com diferentes tipos de experiência, para que possam aprender umas com as outras.
Para uma melhor organização, criámos três tipos de datas: data de montagem do evento, data do evento e data da desmontagem. Porquê, pode perguntar... Porque se um material é necessário para um evento, mas é atribuído para um dia de montagem ou desmontagem, este ainda pode utilizá-lo. Portanto, ao organizar as coisas desta forma, um material pode ser utilizado em toda a sua plenitude.
Após planear cada detalhe para um evento, é possível descarregar um pdf que reúne toda a informação num único documento. Isto permite o acesso rápido e móvel à informação mais importante. O organizador pode levá-lo consigo para o evento para se sentir mais seguro e fazer uma verificação rápida de tudo o que está na lista.
Com o desenvolvimento de um produto inteligente, ajudamos a Spormex a estar no seu melhor e tornamo-la sinónimo de "organização e planeamento". O nosso cliente conseguiu obter uma experiência mais suave e sem stress no planeamento e execução dos seus serviços.
